Aktiebok

Varje aktiebolag ska ha en aktiebok: en förteckning över bolagets aktier och vem som äger dem. Styrelsen ansvarar för att den förs, sparas och går att visa upp. Bolagsverket har inget register över aktieägare, så aktieboken är den enda förteckningen som finns.

Vad aktieboken ska innehålla

För ett vanligt aktiebolag, som inte är avstämningsbolag, räknar aktiebolagslagen upp fem uppgifter (5 kap. 5 §):

1. Varje akties nummer.
2. Aktieägarens namn, personnummer, organisationsnummer eller annat identifieringsnummer, och postadress.
3. Vilket slag aktien tillhör, om bolaget har flera aktieslag, till exempel A- och B-aktier.
4. Om aktiebrev har utfärdats.
5. Om aktien omfattas av ett förbehåll i bolagsordningen: omvandling, samtycke, förköp, hembud eller inlösen.

Aktierna ska tas upp i nummerföljd. Varje införing och anteckning ska dessutom dateras, om tidpunkten inte framgår av något annat material (5 kap. 9 §).

Exempel på en aktiebok

Ett påhittat bolag med 1 000 aktier av samma slag och två ägare. Bolagsordningen har ett hembudsförbehåll.

Förbehåll: samtliga aktier omfattas av hembud enligt bolagsordningen.

Styrelsen ansvarar

Styrelsen ansvarar för att aktieboken förs, bevaras och hålls tillgänglig (5 kap. 7 §). Den får låta någon annan sköta införingarna, men ansvaret ligger kvar hos styrelsen. I ett bolag med en enda ägare och en ledamot är det alltså du.

Den som med uppsåt eller av oaktsamhet låter bli att föra aktiebok, eller att hålla den tillgänglig, kan dömas till böter eller fängelse i högst ett år (30 kap. 1 §).

När den ska upprättas och ändras

• När bolaget bildas. Aktieboken ska upprättas så snart alla stiftare har skrivit under stiftelseurkunden, och de tecknade aktierna ska föras in genast (5 kap. 8 §). Den kommer alltså före registreringen hos Bolagsverket. Stegen i övrigt står i guiden om att starta företag.
• När en aktie byter ägare. Den som visar upp ett aktiebrev eller på annat sätt styrker sitt förvärv, till exempel med ett köpeavtal, ett gåvobrev eller en arvskifteshandling, ska genast föras in som aktieägare (5 kap. 9 §).
• När något annat ändras, som en ny adress eller ett nytt namn. Ändringen ska antecknas genast när aktieägaren anmäler den.
• När aktiekapitalet ändras. Nya aktier förs in genast efter en emission, och indragna aktier stryks.

Aktieboken förs alltså fortlöpande. En gammal utskrift som inte längre stämmer räcker inte.

Vid överlåtelse och pantsättning

Ett köp av aktier gäller mellan köpare och säljare utan att bolaget är inblandat. Men köparen får inte utöva sina rättigheter mot bolaget förrän hen är införd i aktieboken (4 kap. 37 §). Köparen ska därför själv begära införing hos styrelsen och visa att förvärvet har skett.

• Finns aktiebrev lämnar säljaren över det till köparen, och bolaget antecknar på aktiebrevet vilken dag den nya ägaren fördes in.
• Finns hembud i bolagsordningen får köparen inte föras in förrän det står klart att ingen utnyttjar sin rätt att lösa aktierna (4 kap. 35 §). Anmälan om hembud ska antecknas i aktieboken med datum.
• Pantsätts ett aktiebrev gäller samma regler som för skuldebrev (6 kap. 8 §). Aktiebolagslagen har ingen regel om att en pantsättning ska stå i aktieboken.

Aktiebrev är inget krav. Bolaget behöver bara utfärda dem om en aktieägare begär det (6 kap. 1 §). Vad ägarna har kommit överens om sinsemellan, som förköp och vad som händer när någon slutar, hör hemma i ett aktieägaravtal, inte i aktieboken.

Aktieboken är offentlig

”I bolag som inte är avstämningsbolag skall aktieboken hållas tillgänglig hos bolaget för alla som vill ta del av den.”

Vem som helst får alltså se den, även den som inte äger aktier. Förs den på dator ska bolaget ge den som ber om det tillfälle att se en aktuell utskrift eller annan aktuell framställning hos bolaget. Vid bolagsstämman ska hela aktieboken finnas tillgänglig för aktieägarna, så som den ser ut på stämmodagen (7 kap. 28 §).

Lagen ger rätt att ta del av aktieboken hos bolaget. Rätten att få en egen utskrift mot ersättning för kostnaden står i reglerna för avstämningsbolag (5 kap. 19 §).

Bolaget är personuppgiftsansvarigt för uppgifterna i aktieboken (5 kap. 4 §).

Form och hur länge den ska sparas

Aktieboken ska föras med automatiserad behandling, alltså på dator. Ett bolag som inte är avstämningsbolag får också föra den i en bunden bok eller i ett betryggande lösblads- eller kortsystem (5 kap. 2 §). Lagen kräver inget särskilt program.

• Aktieboken ska bevaras så länge bolaget finns och minst tio år efter att det har upplösts (5 kap. 3 §). Det gäller också när du avslutar företaget.
• Förs den på dator ska uppgifter som tas bort sparas i minst tio år. Spara därför varje tidigare version när du ändrar något.
• Förs den på papper ska den bevaras i sin ursprungliga form.

Avstämningsbolag och Bolagsverket

Ett avstämningsbolag har ett förbehåll i bolagsordningen om att aktierna ska registreras i ett avstämningsregister hos en värdepapperscentral. I Sverige finns en sådan, Euroclear. Det är främst börsbolag och andra bolag med många ägare som väljer det. Då kan värdepapperscentralen ta över ansvaret för aktieboken, aktiebrev finns inte, och aktieboken innehåller antal aktier per ägare i stället för aktienummer (5 kap. 11–12 §§).

Bolagsverket registrerar bolaget, styrelsen och aktiekapitalet, men för inget register över aktieägare eller aktieinnehav. Den som vill veta vem som äger ett bolag får vända sig till bolaget. Det Bolagsverket däremot har är registret över verkliga huvudmän, alltså de personer som ytterst kontrollerar bolaget. Aktieboken är underlaget när du utreder vem det är.

Vanliga frågor

Vem ska föra aktieboken?

Styrelsen. I ett avstämningsbolag kan uppgiften ligga på värdepapperscentralen enligt avtal.

Finns aktieboken hos Bolagsverket?

Nej. Bolagsverket har inget register över aktieägare. Aktieboken finns bara hos bolaget.

Får vem som helst se aktieboken?

Ja. Den ska hållas tillgänglig hos bolaget för alla som vill ta del av den, inte bara för aktieägarna.

Måste aktieboken vara på papper?

Nej. Huvudregeln är att den förs på dator. Bunden bok eller lösbladssystem är tillåtet för bolag som inte är avstämningsbolag.

Måste bolaget ha aktiebrev?

Nej. Aktiebrev utfärdas bara om en aktieägare begär det. Men aktieboken ska visa om aktiebrev finns eller inte.

Hur länge ska aktieboken sparas?

Så länge bolaget finns och minst tio år efter att det har upplösts.