Anställa någon

Med den första anställningen blir du arbetsgivare, med de skyldigheter som följer av det. Det mesta är hanterbart — men en del måste göras i rätt ordning, och en del måste göras skriftligt.

Välj anställningsform

Tillsvidareanställning är huvudregeln i lagen. Allt annat är ett undantag som måste rymmas inom en av de tillåtna formerna.

• Provanställning. Högst sex månader, och kan avbrytas av båda parter utan att skäl anges. Den övergår automatiskt i en tillsvidareanställning om ingen säger till. Använd den — det är den enda perioden där du har full flexibilitet.
• Särskild visstidsanställning. Ersatte allmän visstidsanställning vid LAS-reformen 2022. Har den anställda haft särskild visstid hos dig i sammanlagt mer än tolv månader under en period av fem år, blir anställningen en tillsvidareanställning. Samma sak gäller när tiden i särskild visstid passerar tolv månader i en kedja av tidsbegränsade anställningar, där varje ny tar vid inom sex månader efter den förra. Håll reda på dagarna.
• Vikariat. Kräver att det finns någon att vikariera för. Blir en tillsvidareanställning när den anställda varit vikarie hos dig i sammanlagt mer än två år under fem år.
• Säsongsarbete. När arbetet av sin natur bara finns en del av året.

Skriftlig information om villkoren

Lagen kräver inget påskrivet avtal, men den kräver att den anställda får villkoren skriftligt. Sedan 2022 är listan betydligt längre än tidigare, och den har två tidsgränser.

Senast den sjunde kalenderdagen efter att arbetet börjat ska det här ha lämnats:

• Parternas namn och adresser, och var arbetet utförs.
• Arbetsuppgifter, yrkesbenämning eller tjänstetitel.
• Anställningsform — för en tillsvidareanställning vilka uppsägningstider som gäller, för en tidsbegränsad anställning när den slutar eller vad som avgör det, och för en provanställning hur länge den pågår.
• När anställningen börjar.
• Lön och andra förmåner, och hur ofta och på vilket sätt lönen betalas.
• Hur lång arbetsdagen eller arbetsveckan normalt är.
• Vad som gäller för övertid och mertid och hur den ersätts. Är schemat helt eller till största delen oförutsägbart, också inom vilka tider arbetet kan läggas och hur långt i förväg den anställda senast ska få besked.

Senast en månad efter att arbetet börjat ska resten ha lämnats:

• Semester och annan ledighet med lön.
• Vad som gäller när anställningen ska avslutas — formkrav och andra regler för hur det går till.
• Rätt till kompetensutveckling som du som arbetsgivare står för.
• Att arbetsgivaravgifter betalas in till staten, och vilket skydd för social trygghet du som arbetsgivare i övrigt står för, till exempel tjänstepension och försäkringar.
• Eventuellt kollektivavtal som gäller.

För en särskild visstidsanställning gäller en snävare tidsgräns: att det är just den formen, och när den slutar, ska framgå redan när anställningen avtalas.

Det du måste göra hos myndigheterna

1. Registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket, innan första löneutbetalningen.
2. Lämna arbetsgivardeklaration på individnivå varje månad — lön och avdragen skatt per person. Den ska normalt vara inne den 12:e i månaden efter utbetalningen; i januari och augusti gäller den 17:e för företag som omsätter högst 40 miljoner kronor. Det är en fast månadsrytm att planera in — räkna ut arbetsgivaravgiften.
3. Dra skatt enligt skattetabell och betala in den tillsammans med arbetsgivaravgifterna.
4. Börja föra personalliggare om du har en restaurang, ett kafé, en frisörsalong, en bilverkstad, ett tvätteri eller bygger. Undantaget för den som bara arbetar med familjen upphör när du anställer. Så fungerar personalliggaren.
5. Se över försäkringarna. Den lagstadgade arbetsskadeförsäkringen omfattar alla anställda och finansieras genom arbetsgivaravgifterna. Med kollektivavtal följer avtalsförsäkringar som TFA med; utan kollektivavtal är de frivilliga. Mer om företagsförsäkringar.

Arbetsmiljöansvaret följer med

Från första anställda ligger ansvaret för arbetsmiljön hos arbetsgivaren — i ett aktiebolag är det bolaget. Allvarliga brister kan ändå leda till personligt straffansvar, till exempel för den som leder verksamheten. Du ska undersöka risker, åtgärda det som går att åtgärda och följa upp. I ett litet företag handlar det i praktiken om de risker som faktiskt finns i just det arbetet, och om att någon går igenom dem med den nyanställda — inte om pärmar.

Kollektivavtal eller inte?

Du måste inte ha kollektivavtal. Har du det blir mycket förutbestämt: löneökningar, försäkringar, tjänstepension, uppsägningstider. Har du det inte bestämmer du mer själv, men får också själv lösa tjänstepension och försäkringar — och många anställda frågar efter det.

Räkna med att försäkrings- och pensionsposten blir betydligt större med kollektivavtal än den schablon som används i kostnadskalkylatorn.

När det inte fungerar

Det är värt att veta hur det ser ut åt andra hållet innan du skriver på. Reglerna för att avsluta en anställning är den del av arbetsgivarrollen där misstag blir dyrast — här är en översikt.