Fakturamall 2026

En faktura till ett annat företag ska innehålla elva uppgifter som står uppräknade i mervärdesskattelagen, bland dem ett löpnummer, ditt momsregistreringsnummer och momsen per skattesats. Här är hela listan, det som tillkommer vid ROT, RUT och byggtjänster, och en fakturamall där uppgifterna redan har sina fält.

Det här ska en faktura innehålla

Listan står i 17 kap. 24 § mervärdesskattelagen. Den gäller fakturor som du enligt samma lag är skyldig att utfärda, i första hand när du säljer till ett annat företag eller en annan juridisk person.

1. Fakturadatum – dagen då fakturan utfärdas.
2. Ett löpnummer som bara den här fakturan har, taget ur en eller flera nummerserier.
3. Ditt momsregistreringsnummer.
4. Köparens momsregistreringsnummer, när det är köparen som ska betala momsen (omvänd betalningsskyldighet) eller när varor säljs till ett företag i ett annat EU-land.
5. Ditt fullständiga namn och din adress.
6. Köparens fullständiga namn och adress.
7. Vad som har sålts – varornas mängd och art, eller tjänsternas omfattning och art.
8. Datum då varan levererades eller tjänsten utfördes, om det går att fastställa och är ett annat än fakturadatumet. Detsamma gäller dagen för en betalning i förskott eller a conto.
9. Beskattningsunderlaget för varje momssats, priset per enhet utan moms och eventuell rabatt som inte redan är inräknad i enhetspriset.
10. Momssatsen som har använts.
11. Momsbeloppet som ska betalas.

Utöver de elva finns uppgifter som bara behövs i särskilda fall: orden omvänd betalningsskyldighet när köparen ska betala momsen, ordet självfakturering när köparen skriver fakturan åt säljaren, en hänvisning till undantaget när försäljningen är undantagen från moms, och en uppgift om vinstmarginalbeskattning för den som säljer begagnade varor eller resor enligt de reglerna.

Löpnumret

Numret ska vara unikt och höra till en serie. Lagen tillåter flera serier, till exempel en per år eller en per verksamhetsgren, men samma nummer får aldrig förekomma två gånger. Blev en faktura fel rättar du den med en kreditfaktura som har en tydlig hänvisning till den första fakturan och talar om vad som ändras (17 kap. 22 §), inte genom att skriva över den.

Förenklad faktura

När fakturans totalbelopp är högst 4 000 kr inklusive moms får du utfärda en förenklad faktura (17 kap. 26 §). Samma sak gäller när branschens handelsbruk eller tekniken gör en fullständig faktura svår att få till, och när fakturan är en kreditfaktura. En förenklad faktura ska minst innehålla:

• fakturadatum,
• vem säljaren är – momsregistreringsnummer, organisationsnummer eller personnummer,
• vilken typ av vara eller tjänst som har sålts,
• momsbeloppet, eller uppgifter som gör att det går att räkna ut,
• på en kreditfaktura: en tydlig hänvisning till den ursprungliga fakturan och vad som ändras.

Förenklad faktura får inte användas vid försäljning av varor till företag i andra EU-länder. Företag som är befriade från moms för att omsättningen är låg får också använda förenklad faktura, men ska då ange på fakturan att försäljningen är momsbefriad – mer om den gränsen står på sidan om att starta företag.

När måste du fakturera?

Du är skyldig att utfärda faktura när du säljer till ett annat företag eller till en juridisk person. Till privatpersoner finns inget allmänt fakturakrav i momslagen, med ett undantag som träffar de flesta hantverkare: bygg- och anläggningstjänster ska alltid faktureras, även till privatpersoner (17 kap. 11 §). Tar du emot ett förskott eller en a conto-betalning för ett sådant jobb ska även den betalningen ha en faktura.

Tidsgränserna i lagen är få:

• Bygg- och anläggningstjänster: senast vid utgången av den andra kalendermånaden efter den månad då tjänsten utfördes. Ett jobb som blir klart i mars ska alltså vara fakturerat senast den 31 maj.
• Varor och tjänster till företag i andra EU-länder: senast den 15:e i månaden efter.
• Allt annat: ingen fast frist i lagen. Skatteverket beskriver det som att du ska fakturera inom den tid som följer av god affärssed.

Omvänd betalningsskyldighet i byggsektorn

Säljer du byggtjänster till ett annat företag som självt säljer byggtjänster, till exempel som underentreprenör, är det köparen som redovisar momsen. Fakturan ser då annorlunda ut:

• Ingen moms läggs på beloppet.
• Köparens momsregistreringsnummer ska stå på fakturan.
• Texten Omvänd betalningsskyldighet ska stå på fakturan.

Momssats och momsbelopp får utelämnas, men beskattningsunderlaget ska fortfarande framgå (17 kap. 25 §). Det är fortfarande du som säljare som ansvarar för att fakturan utfärdas. Reglerna gäller mellan företag och berör inte fakturor till privatpersoner.

Faktura med ROT eller RUT

Kunden betalar fakturan minus avdraget, och du begär resten från Skatteverket. För att det ska gå igenom behöver fakturan visa mer än en vanlig faktura:

• Arbetskostnad, material och övrigt var för sig. Bara arbetskostnaden ger avdrag – 30 % för ROT och 50 % för RUT, räknat på beloppet inklusive moms.
• Vilken sorts arbete som har utförts.
• Fakturans totalbelopp och avdragets storlek. Skriv avdraget som preliminärt: det är kundens utrymme under taket som avgör om det beviljas.
• Kundens namn och personnummer. Delar två personer på jobbet behövs bådas personnummer och hur avdraget fördelas mellan dem.
• Bostaden vid ROT: fastighetsbeteckning för ett småhus, eller lägenhetsnummer och bostadsrättsföreningens organisationsnummer för en bostadsrätt.
• Att företaget är godkänt för F-skatt.

Kunden måste betala sin del elektroniskt, till exempel med Swish, kort eller banköverföring. Kontant betalning ger inget avdrag. Hur avdraget räknas och var taken går står på sidorna om ROT-avdrag och RUT-avdrag.

F-skatt på fakturan

Skriv Godkänd för F-skatt på varje faktura, och gärna redan i offerten. Uppgiften talar om för kunden att du själv betalar din skatt och dina avgifter, så att kunden inte ska dra skatt eller betala arbetsgivaravgifter på ersättningen. Har du FA-skatt, alltså både F-skatt och en anställning, måste hänvisningen till F-skatten vara skriftlig för att gälla för uppdraget.

Betalningsvillkor och dröjsmålsränta

Hur lång betalningstid kunden får är en fråga för avtalet. Skriv förfallodagen på fakturan, inte bara "30 dagar" – då finns det ingen tvekan om vilken dag som gäller.

Dröjsmålsränta

Står en förfallodag i avtalet eller offerten räknas dröjsmålsränta från den dagen. Har ni inte kommit överens om någon förfallodag i förväg börjar räntan löpa 30 dagar efter att du skickat fakturan (räntelagen 3 och 4 §§). Mot en konsument gäller det bara om det står på fakturan att ränta tillkommer vid sen betalning; mellan två företag löper räntan även utan den upplysningen.

Har ni inte avtalat något annat är dröjsmålsräntan Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter (6 §). Referensräntan fastställs av Riksbanken för ett halvår i taget. Det är därför fakturor brukar ha raden "Dröjsmålsränta enligt räntelagen".

Påminnelse- och förseningsavgift

• Påminnelseavgift: högst 60 kr för en skriftlig betalningspåminnelse – men bara om ni kom överens om avgiften senast när skulden uppstod. Att den står på fakturan räcker alltså inte; den ska finnas med i offerten eller avtalet.
• Inkassokrav: högst 180 kr.
• Förseningsersättning: 450 kr när kunden är ett företag eller en myndighet och dröjsmålsränta ska betalas. Den kräver inget avtal i förväg, men gäller inte mot konsumenter.

Spara fakturan i sju år

Både fakturor du skickar och fakturor du tar emot är räkenskapsinformation, och bokföringslagen säger hur länge den ska finnas kvar:

”De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bevarandetid).”

En faktura från ett räkenskapsår som slutade 2026 sparas alltså till och med 2033. Sedan den 1 juli 2024 får pappersoriginalet slängas när det har förts över till digital form på ett betryggande sätt.

E-faktura till kommuner, regioner och myndigheter

Har du fått uppdraget genom en offentlig upphandling ska fakturan vara en e-faktura enligt den europeiska standarden. Kravet gäller upphandlingar som påbörjats från och med den 1 april 2019. En PDF räknas inte: en e-faktura är strukturerad data som mottagarens system kan läsa automatiskt. Upphandlingsmyndigheten rekommenderar formatet Peppol BIS Billing 3. Skickar du få fakturor till offentliga kunder kan du fråga om kunden har en fakturaportal där uppgifterna skrivs in för hand.

Så fungerar fakturamallen här

Fakturaverktyget är ett formulär i webbläsaren med en förhandsvisning bredvid. Det gör följande:

• Har fält för fakturanummer, leveransdatum, betalningstid i dagar, OCR-nummer, dröjsmålsränta, era referenser och betalningsvillkor. Fakturanumret skriver du in själv, så serien håller du ordning på.
• Räknar moms per rad – 25 % eller någon av de lägre satserna – och summerar underlag och moms per sats.
• Skiljer på arbete, material och övrigt på varje rad och räknar ut ROT- eller RUT-avdraget på arbetet, med fält för kundens personnummer och fastighetsbeteckning. Flera köpare kan dela på avdraget.
• Sparar dina företagsuppgifter och din logga i webbläsaren, så att nästa faktura är förifylld.
• Visar vilka uppgifter som saknas innan fakturan räknas som komplett.

Du behöver inget konto. Fakturan sparas i din webbläsare och på servern, som gör PDF:en. PDF:en har en vattenstämpel tills du låser upp fakturan; därefter går fakturan inte att ändra, men du kan göra en kopia. Verktyget skickar inte fakturan åt dig, bokför ingenting och skapar inga e-fakturor i Peppol-format. Det har inget särskilt läge för omvänd betalningsskyldighet – där får du välja 0 % moms på raderna och skriva texten och köparens momsregistreringsnummer under Övrigt.

Vanliga frågor

Måste en faktura ha ett fakturanummer?

Ja. Varje fullständig faktura ska ha ett löpnummer som bara den fakturan har. En förenklad faktura, som får användas upp till 4 000 kr inklusive moms, behöver inget löpnummer enligt momslagen.

Måste förfallodatum stå på fakturan?

Momslagen kräver det inte. Men utan en förfallodag som ni kommit överens om i förväg börjar dröjsmålsräntan löpa först 30 dagar efter att du skickat fakturan – och mot en konsument bara om det står på den att ränta tillkommer.

Får jag ta ut en påminnelseavgift?

Ja, högst 60 kr för en skriftlig påminnelse, om ni kom överens om avgiften senast när skulden uppstod. Skriv därför in den redan i offerten eller avtalet.

Hur länge ska jag spara fakturor?

Sju år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller både kundfakturor och leverantörsfakturor.

Måste jag skicka faktura till en privatperson?

För bygg- och anläggningstjänster ja, senast vid utgången av den andra månaden efter att arbetet utfördes. För andra tjänster finns inget krav i momslagen, men enligt konsumenttjänstlagen har kunden rätt att på begäran få en specificerad räkning som visar vad som gjorts och hur priset räknats fram. Ska kunden få ROT eller RUT behövs fakturan i vilket fall.