Offertmall

En offert är ett anbud, och ett anbud är bindande för den som lämnar det. Säger kunden ja i tid har ni ett avtal med det pris och den omfattning som står i offerten. Därför ska den vara tydlig med vad som ingår, vad det kostar och hur länge den gäller. Här är punkterna en offert bör ha, och en offertmall där de redan har sina fält.

Det här bör en offert innehålla

Ingen lag räknar upp vad en offert ska innehålla, så som momslagen gör för fakturan. Listan nedan bygger i stället på vad som blir avtalsinnehåll när kunden tackar ja, och på vad Konsumentverket råder konsumenter att få skriftligt: pris, vad som ska göras och när det ska vara klart.

1. Parterna. Ditt företags namn, adress, organisationsnummer och kontaktuppgifter, och kundens namn och adress. Utförs arbetet på en annan adress än kundens ska den också stå med.
2. F-skatt och momsregistreringsnummer. Skatteverket råder dig att skriva Godkänd för F-skatt redan i offerten. För en privatkund är det också ett villkor för ROT och RUT att företaget har F-skatt.
3. Vad som ingår. Beskriv arbetet så att en utomstående förstår vad som ska vara gjort när du är klar: rum, ytor, mängder, material och kvalitet.
4. Vad som inte ingår. Rivning, bortforsling, målning efter rördragning, bygglov, el. Det som inte nämns är det ni blir oense om.
5. Prismodell. Fast pris, ungefärligt pris eller löpande räkning – skillnaden är stor.
6. Priset, uppdelat. Arbete, material och övrigt var för sig, och momsen utskriven så att det framgår vad kunden faktiskt ska betala.
7. ROT eller RUT, när det är aktuellt: avdraget som ett preliminärt belopp och vad kunden betalar efter avdrag.
8. Giltighetstid. Sista dagen då kunden kan tacka ja.
9. Tidplan. När arbetet kan börja och när det ska vara klart.
10. Betalningsvillkor. När du fakturerar, betalningstid, och eventuell delbetalning. Vill du kunna ta ut en påminnelseavgift ska den stå här – den gäller bara om ni kommit överens om den senast när skulden uppstod.
11. Ändringar och tilläggsarbeten. Hur de beställs och prissätts. Mer om det på sidan om ÄTA-arbeten.

Fast pris, ungefärligt pris eller löpande räkning

När kunden är en privatperson och arbetet gäller en bostad, en fastighet eller lösa saker gäller konsumenttjänstlagen. Den går inte att avtala bort till kundens nackdel, och den avgör vad de tre prismodellerna betyder.

Har ni inte kommit överens om något pris alls ska kunden betala vad som är skäligt med hänsyn till arbetets art och omfattning. Det är en dålig utgångspunkt för en diskussion, och ett skäl så gott som något att skriva en offert.

Tilläggsarbete

Upptäcker du under jobbet att något mer behöver göras ska du kontakta kunden och be om besked innan du gör det (8 §). Får du inte tag på kunden inom rimlig tid får du ändå göra tillägget om det kostar lite i förhållande till jobbet, eller om det finns särskilda skäl att tro att kunden vill ha det gjort. För godkända tilläggsarbeten får du ta betalt utöver offertpriset (38 §). Få beskedet skriftligt, om så bara i ett sms.

Avrådande

Ser du att arbetet inte kommer att vara till rimlig nytta för kunden, eller att det blir betydligt dyrare än kunden räknat med, ska du säga det (6 §). Det hör hemma redan i offertskedet.

När blir offerten bindande?

Avtalslagen kallar offerten för ett anbud och kundens ja för en accept. Reglerna i lagens första kapitel gäller om ni inte har avtalat något annat:

• Offerten binder dig från det att kunden tagit del av den. Du kan ta tillbaka den bara om återkallelsen når kunden senast när kunden tar del av offerten (7 §).
• Har du satt en sista svarsdag måste kundens ja ha kommit fram till dig senast då (2 §).
• Har du inte satt någon tid gäller offerten så länge som du skäligen kunde räkna med att ett svar skulle ta (3 §). Det är en vag gräns. Skriv alltid ut giltighetstiden.
• Ett ja med ändringar – "ja, men utan målningen" – räknas som ett nej tillsammans med ett nytt anbud från kunden, som du får ta ställning till (6 §).
• Ett ja som kommer för sent är också ett nytt anbud (4 §).
• Ett nej gör att offerten faller, även om giltighetstiden inte har gått ut (5 §).
• Skriver du "utan förbindelse" eller liknande är det du skickat inget anbud, utan en inbjudan till kunden att lämna ett (9 §).

En accept behöver ingen underskrift för att gälla; ett mejl eller ett muntligt ja räcker. En underskrift eller ett skriftligt svar gör det däremot lätt att visa vad ni kom överens om.

Offert, kostnadsförslag och prisuppgift

Orden används olika av olika företag, och lagen använder inget av de två första. Avtalslagen talar om anbud, konsumenttjänstlagen om prisuppgifter. Det som avgör är vad dokumentet säger, inte vad det heter:

• Ett dokument med ett bestämt pris för ett bestämt arbete, riktat till en viss kund, är ett anbud som binder dig – oavsett om rubriken är Offert eller Kostnadsförslag.
• Står priset som ungefärligt, "cirka" eller som en uppskattning är det en ungefärlig prisuppgift, och mot en konsument gäller gränsen på 15 procent.
• Vill du inte vara bunden ska det stå uttryckligen, till exempel att priset lämnas utan förbindelse.

Behöver du undersöka något för att kunna räkna på jobbet, och vill ha betalt för det, ska kunden få veta det i förväg. Har du inte sagt något ska kunden enligt Konsumentverket inte behöva betala för offerten, om man inte brukar ta betalt för sådant i branschen.

ROT och RUT i offerten

ROT-avdraget är 30 % och RUT-avdraget 50 % av arbetskostnaden inklusive moms. Material, resor och maskiner ger inget avdrag, så offerten behöver skilja på arbete och annat. Skriv avdraget som preliminärt: taket är 50 000 kr för ROT och 75 000 kr för ROT och RUT tillsammans per person och år, och du vet inte hur mycket kunden redan har använt.

Personnummer och fastighetsbeteckning behövs först på fakturan, men det sparar tid att be om dem när kunden tackar ja. Reglerna står på sidorna om ROT-avdrag och RUT-avdrag.

Från offert till faktura

När jobbet är klart ska fakturan gå att lägga bredvid offerten: samma rader, samma uppdelning, plus de tilläggsarbeten kunden godkänt. En privatkund har rätt att på begäran få en specificerad räkning som visar vad som gjorts och hur priset räknats fram, och behöver inte betala förrän den har kommit (40 och 41 §§ konsumenttjänstlagen). Bygg- och anläggningstjänster ska alltid faktureras. Vad fakturan måste innehålla står på sidan om fakturamallen.

Så fungerar offertmallen här

Offertverktyget är ett formulär i webbläsaren med en förhandsvisning bredvid. Det gör följande:

• Har fält för rubrik, offertnummer, giltighetstid i dagar, kund, arbetsplats, omfattning, betalningsvillkor och övrigt.
• Låter dig välja prismodell: fast pris, löpande räkning eller ungefärligt pris.
• Märker varje rad som arbete, material eller övrigt, räknar moms per rad – 25 % eller någon av de lägre satserna – och summerar.
• Räknar ut ROT- eller RUT-avdraget på arbetsraderna och visar vad kunden betalar efter avdrag. Flera köpare kan dela på avdraget.
• Skriver ut F-skatt, organisationsnummer och momsregistreringsnummer från dina företagsuppgifter, som sparas i webbläsaren tillsammans med din logga.
• Har rader för underskrift i PDF:en, och en länk per part för den som hellre bekräftar offerten på skärmen. Det är en enkel bekräftelse, inte en signatur med BankID.

Du behöver inget konto. Offerten sparas i din webbläsare och på servern, som gör PDF:en. PDF:en har en vattenstämpel tills du låser upp offerten; därefter går den inte att ändra, men du kan göra en kopia och utgå från den. Verktyget skickar inte offerten till kunden åt dig, och texten om vad som ingår och inte ingår skriver du själv.

Osäker på priset? Räkna ut vilket timpris du behöver ta innan du skriver raderna. Och gäller jobbet energieffektivisering av ett småhus kan kunden ha nytta av bidraget som beskrivs på sidan om villaeffekten.

Vanliga frågor

Är en offert bindande?

Ja, för dig som lämnar den. Enligt avtalslagen är ett anbud bindande, och om kunden accepterar inom giltighetstiden har ni ett avtal. Vill du inte vara bunden måste det stå i offerten.

Hur länge gäller en offert?

Så länge som står i den. Står det ingenting gäller den en skälig tid, vilket är svårt att sätta en dag på. Skriv därför alltid ut ett sista datum.

Hur mycket får priset överskridas?

Ett fast pris får inte överskridas alls, bortsett från tilläggsarbeten som kunden beställt och fördyringar som beror på kunden. Ett ungefärligt pris till en konsument får överskridas med högst 15 procent.

Måste en offert vara skriftlig?

Nej, ett muntligt anbud är också bindande. Men Konsumentverket råder kunder att få pris, omfattning och tid skriftligt, och vid en tvist om en småhusentreprenad är det du som företagare som behöver kunna visa vad som avtalades.

Vad är skillnaden mellan offert och kostnadsförslag?

Ingen som lagen gör. Det avgörande är om dokumentet anger ett bestämt pris, ett ungefärligt pris eller uttryckligen lämnas utan förbindelse.